Quy trình setup siêu thị mini được ISAAC đúc kết từ việc đã tư vấn và trực tiếp thực hiện hàng trăm cửa hàng với mô hình kinh doanh, quy mô lớn nhỏ, vùng miền, khu vực khác nhau.

Quy trình setup siêu thị mini

Quy trình setup siêu thị mini

Chuẩn bị cho việc setup siêu thị mini

1. Danh sách nhà cung cấp hàng tạp hóa

Để chủ động trong quá trình hoàn thiện setup cửa hàng thì danh sách nhà cung cấp hàng hóa cực kỳ quan trọng. Vì không có danh sách nhà cung cấp thì chắc chắn một điều không chủ động được kế hoạch và thời gian hoàn thiện cửa hàng được.

Nếu bạn chưa có thì có thể xem thêm cách tìm kiếm cách tìm kiếm nhà cung cấp hàng tạp hóa

ISAAC GROUP hoàn toàn chủ động được kế hoạch setup siêu thị mini cho khách cũng chính bởi trong tay chúng tôi có đầy đủ danh sách nhà phân phối hàng tạp hóa tại các tỉnh thành.

Nên những người mới bằng cách này hay cách khác cần chủ động tìm kiếm và có được danh sách nhà phân phối hàng hóa tại khu vực mình càng sớm càng tốt. Đây chính là điều kiện cần để tối ưu quy trình setup siêu thị một cách tốt nhất.

2. Sửa sang mặt bằng siêu thị, cửa hàng

Nhanh chóng cần phải có được mặt bằng để có thể đưa vào khai thác kinh doanh. Bất kể trong trường hợp nào dù kinh doanh trên mặt bằng sẵn có, hoặc đi thuê thì cũng cần phải hoàn thiện được mặt bằng càng sớm càng tốt.

Đặc biệt đối với các bạn phải đi thuê mặt bằng. Và lưu ý là cần phải xin chủ nhà hỗ trợ một ngân quỹ thời gian để cho chúng ta sửa sang lại mặt bằng kinh doanh. Nhiều khi tối ưu được thời gian hoàn thiện mặt bằng là tiết kiệm được một khoản không nhỏ từ việc xin hỗ trợ từ chủ nhà; thay vì mình xin nửa tháng tiền nhà nhưng chúng ta đẩy nhanh tiến độ thì chỉ 01 tuần là xong.

Để hoàn thiện khâu này xong sớm thì chúng ta cần có sãn list danh sách các nhà thầu, nhà thi công trước đó rồi. Và khi có mặt bằng là book ngay lịch thi công, và có deadline càng nhanh càng tốt.

3. Thiết kế siêu thị mini 

Thiết kế siêu thị mini và sửa sang mặt bằng nhiều người hay bị lẫn lộn cái nào làm trước cái nào làm sau. Tuy nhiên, hầu hết các gói mà isaac nhận dịch vụ setup cho khách thì đều tiến hành khâu thiết kế siêu thị trước rồi khách sẽ tiến hành sửa sang mặt bằng và lắp các hạng mục hệ thống làm mát, camera, đường điện, nước; ánh sáng.

Nên trong trường hợp khách tự setup, hoặc có thể sử dụng dịch vụ setup siêu thị của ISAAC GROUP thì nên tiến hành sớm công việc thiết kế để tránh trường hợp sau khi thi công sửa sang mặt bằng rồi mới thiết kế và có thể phát sinh những lỗi không đáng có; hoặc chưa tối ưu một số hạng mục.

4. Phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng và thiết bị bán hàng là việc mà cửa hàng cũng nên mua và học sử dụng sớm. Ngoại trừ trường hợp cửa hàng bán tay bo tức là không qua phần mềm; còn lại thì trước sau gì cũng phải mua tốt nhất là nên mua sớm và học sớm để chủ động trong việc làm quen với phần mềm, đặc biệt trong quá trình setup cửa hàng tạp hóa, siêu thị của mình thì khâu nhập hàng hóa vào phần mềm cũng sẽ quen tay hơn.

Quy trình setup siêu thị mini hiệu quả

Bước 1: Hạng mục cơ sở vật chất cần phải hoàn thiện sớm

Tất cả các hạng mục cơ sở vật chất bao gồm:

  • Sửa sang mặt bằng
  • Các hệ thống làm mát, đường điện, ánh sáng
  • Biển bảng
  • Nhận diện thương hiệu
  • Giá kệ siêu thị
  • Phần mềm bán hàng và thiết bị bán hàng
  • Tủ đông, mát
  • …..

Tức là các hạng mục cơ sở vật chất khi mà thiết kế siêu thị mini xong thì tiến hành thi công để chủ động được tiến độ; đặc biệt là giá kệ siêu thị. Chỉ khi giá kệ siêu thị đã được lắp đặt thì hàng hóa từ nhà cung cấp mới nên giao về.

Bước 2:  Đặt hàng nhà cung cấp và giao hàng

Đương nhiên trước đó chúng ta cần phải phân bổ hàng hóa để tối ưu và phù hợp, không thể gọi hàng loạt các nhà cung cấp đến và nghe tư vấn của Sale thị trường. Các bạn mới cần phải lưu ý vấn đề các nhãn hàng bán chậm thường sale sẽ đến trước và với rất nhiều chương trình khuyến mại hấp dẫn. Nhiều cửa hàng vốn ít nhập vài đơn mà hầu hết hàng cơ bản là bán không tốt là cạn vốn; dẫn đến trường hợp sau cạn vốn không có để nhập hàng có thương hiệu, bán tốt trên thị trường.

Bước 3: Nhận hàng từ nhà cung cấp

Khi đặt đơn từ nhà cung cấp và hẹn ngày giao hàng (có thể mình hẹn, hoặc nhà phân phối họ hẹn) thì chúng ta tiến hành nhận hàng từ nhà cung cấp. Và lưu ý thực hiện đúng quy trình nhận hàng từ nhà cũng cấp.

  1. Kiểm tra đơn đặt hàng và đơn giao hàng
  2. KIểm tra chương trình khuyế mại và chiết khấu, quà tặng
  3. Kiểm tra số lượng
  4. Kiểm tra date
  5. Kiểm tra sai hỏng
  6. Kiểm tra tổng tiền
  7. Và thành toán đơn hàng

Không thực hiện đúng và nghiêm ngặt các bước này, trong quá trình thực hiện quy trình setup siêu thị mini ở phần nhận hàng này cũng lắm rủi ro mà người kinh doanh dễ gặp phải như: Nhà phân phối có thể vô tình hoặc cố ý dựa vào việc chủ mới chưa có kinh nghiệm hay làm sai dẫn đến việc khách hàng thường hay phải chịu thiệt.

Bước 4: Quy trình setup siêu thị – trưng bày hàng hóa

Bước tiếp theo trong quy trình setup siêu thị là việc tiến hành công việc trưng bày hàng hóa. Đây là công việc nói dễ thì là dễ; mà nói khó thì là rất khó.

Chúng ta thử lảo qua các cửa hàng tạp hóa, hoặc siêu thị mini kinh doanh dạng cá nhân (không phải chuỗi) thì 99% là không biết cách trưng bày hàng hóa; nên dẫn đến việc hình ảnh cửa hàng trông rất xấu, và không khoa học.

Nên để trưng bày đẹp, chuyên nghiệp, và logic khoa học thì cần phải tối ưu từ khâu thiết kế siêu thị mini; giá kệ siêu thị; các phụ kiện như giỏ mì tôm, móc treo, rào chắn… mà mấy yêu tố này không có nghiệp vụ thì rất khó thực hiện.

Bước 5: Nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý bán hàng

Đây là bước “củ khoai” nhất trong quy trình setup 1 cửa hàng. Mặc dù chỉ là một phần công việc tuy nhiên để nhập toàn bộ dữ liệu hàng hóa vào trong phần mềm bán hàng là cả một vấn đề cực kỳ nan giải và hóc búa.

Đầu tiên chúng ta cần phải chia giá nhập về giá vốn sau khi chia khuyến mại, chiết khấu, quà tặng nếu có. Mà người mới thì cực kỳ khó khăn trong vấn đề này. Nên cách đơn giản là chúng ta nên nhờ sale chia hộ thì sẽ có kết quả ngay và đỡ mất thời gian.

Sau khi chia chương trình từng đơn hàng để có thể có giá vốn hàng hóa sau khuyến mại rồi thì chúng ta tiến hành nhập các dữ liệu hàng hóa, sản phẩm vào trong phần mềm.

Để có được một danh sách hàng hóa chuẩn trong phần mềm bán hàng chúng ta phải điền đầy đủ các thông số cho 1 sản phẩm chúng ta điền đầy đủ các thông tin sau:

Quy trình nhập hàng hóa vào phần mềm bán hàng

  1. Mã vạch: Test mã vạch sản phẩm
  2. Đặt tên sản phẩm theo công thức: Tên sản phẩm + thương hiệu (nếu cần) + dung tích/ trọng lượng
  3. Nhóm sản phẩm: Ví dụ – bánh kẹo, hóa mỹ phẩm, dầu ăn…. thì điền theo nhóm, tất nhiên trước đó phải tạo nhóm trước
  4. Tên nhà cung cấp
  5. Đơn vị tính: Lọ, cái, hộp, chai, lốc…
  6. Điền giá vốn: Giá sau khi chia chương trình
  7. Điền giá bán: Xây dựng giá bán tùy theo % lợi nhuận của từng sản phẩm, phân khúc giá, cạnh tranh… cho phù hợp với khu vực. Cái này người mới cực kỳ khó và dễ xây dựng giá bán bị sai; mà trong trường hợp giá vốn chia không đúng thì giá bán thường đi rất xa so với giá bán thực tế tại khu vực đó.
  8. Xây dựng chính sách giá: Lốc, chục, thùng, mua số lượng…

Từng sản phẩm chúng ta phải điền đầy đủ như vậy. Mà trong khi đó thường cửa hàng 100m2 sẽ có tới khoảng 1200-1500 sản phẩm. Chắc chắn thời gian nhập liệu hàng hóa vào trong phần mềm sẽ rất lâu. Nên khâu này đặc biệt quan trọng và khi hàng hóa không nhập hết vào trong phần mềm thì khi bán hàng; tức là trường hợp cố khai trương theo ngày dự kiến thì hậu quả khôn lường.

Bước 6: Lên kế hoạch tổ chức khai trương

Về tổng thể thì tổ chức khai trương có hai phần chính: Chương trình khuyến mại hàng hóa và chương trình tổ chức sự kiện.

Tùy theo từng quy mô, mô hình, ý tưởng, mục đích và ngân quỹ tài chính sẽ có những chương trình tổ chức khai trương khác nhau.

Bước 7: Lưu ý khi thực hiện quy trình setup siêu thị mini

Trong quá trình setup siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa của mình thì người kinh doanh cần phải lưu ý những điểm sau đây. Bởi giai đoạn đầu là giai đoạn rất dễ kéo khách nếu khách thiện cảm với cửa hàng; tuy nhiên cũng rất dễ khiến khách hàng một đi không trở lại nếu họ cảm thấy cửa hàng của chúng ta mắc những lỗi lầm cực kỳ nghiêm trong.

Lỗi liên quan tới hàng hóa

  • Nhập hàng nhiều: Đây là lỗi thường thấy của người mới. Cần phải biết nhóm nào bán tốt nhóm nào bán chậm và nhập số lượng đủ đế phủ hàng hóa và hạn chế rủi ro. Cần lưu ý hàng hóa đa phần là có date; chỉ cần qua một giai đoạn là chuyển sang hàng cận date và lúc đó thì thiệt hại sẽ khá lớn.
  • Hàng giả nhái: Vấn nạn hàng giả, nhái đang diễn ra khá phổ biến tại Việt Nam. Người mới nên lưu ý lựa chọn nhà phân phối hàng hóa chính xác. Một số hàng giả nhái thường là: Băng vệ sinh; bột thông cống; văn phòng phẩm; bàn chải đánh răng….
  • Nhập xót đơn hàng, mã hàng: Người mới nhập thường hay bị nhập xót đơn hàng, hoặc mã hàng và ngày khai trương khi khách ra mua hàng test trong phần mềm không thấy và cuống cuồng lên đi tìm đơn, xử lý không kịp.
  • Không chia giá sau khuyến mại: Ví dụ một sản phẩm giá công ty đưa ra là 25k. tuy nhiên có chương trình CK 20% thì giá gốc đưa về là 20k và tùy theo sản phẩm đó là gì mà để lợi nhuận. Nhưng có khi chỉ bán giá bán là 24k mà thôi; trong khi quên chia chương trình thì thường lại lấy giá cty là 25k và tăng lên bán 30k. Rất có thẻ bị khách kêu đắt vì chúng ta chưa chia sản phẩm về giá khuyến mại.
  • Xây dựng giá bán không có cơ sở: Người mới thì không có dữ liệu, kinh nghiệm để đưa ra giá bán. Nên thường đưa ra giá bán rất thiếu thực tế và thường có hai trường hợp diễn ra. Kẻ mạnh tay thì phệt lãi cao ngất ngưởng và bán thì chắc chắn bị khách kêu và mất khách; trong khi nhóm còn lại là cứ bán rẻ lãi ít cho chắc ăn, rồi để lãi thấp quá, toàn 3-5% nhiều khi bán doanh số cả trăm triệu lãi được 3 triệu rồi kêu kinh doanh món này không có lãi.

Lỗi liên quan tới ngày khai trương

  • Không xây dựng chính sách giá: Đây là lỗi mà gần như cửa hàng nào mới cũng dính. Đa phần không xây dựng chính sách giá cho khách mua sản phẩm số lượng nhiều; đơn cử như lốc hay chục; và đặc biệt là thùng. Nên khi khách mua cứ nhân số lượng lẻ lên và giá bán cao hơn so với cửa hàng bên cạnh rất nhiều; và chắc chắn khách mua về nhà họ mới bỏ ra xem giá, chứ ngày khai trương khách đông vậy ít khách hàng xem giá khi thanh toán tiền.
  • Lịch khai trương: Nếu tự làm thì đừng cố định lịch khai trương mà sống chết mở khai trương ngày đó. Nếu nhờ thầy hoặc chọn được ngày nào đó muốn bán hàng để lấy ngày thì nên bán một vài đơn làm “phép”. Bởi chắc chắn vơi những người mới sẽ cực khó để tiến hành khai trương đúng tiến độ (trừ trường hợp thời gian để setup cửa hàng khá dài tầm 2,3 tháng). Tốt nhất là setup hoàn thiện xong cửa hàng và bán thử một vài ngày rồi hẵng tổ chức khai trương.
  • Kế hoạch tổ chức khai trương cần đồng bộ: Chương trình sự kiện, khuyến mại hàng hóa, lượng khách hàng đến, nhân sự phục vụ khai trương. Hạn chế việc để ra các lỗi không đáng có đã được nêu ở phía trên.

Tổng kết

Để thực hiện quy trình setup siêu thị mini một cách hoàn hảo nhất thì cần phải đồng bộ từ khâu lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch setup một siêu thị, tới quy trình thực hiện từng công việc trong đó một cách đầy đủ và chi tiết nhất.

Người kinh doanh bỏ số vốn ra để đầu tư kinh doanh thì đừng nên nóng vội và thực hiện công việc một cách sơ sài, chủ quan; chắc chắn sẽ có thể gặp phải những vấn đề không đáng có; hoặc kết quả không tốt.

Nên cách tốt nhất là đẩy nhanh tối đa quá trình thực hiện setup 1 siêu thị tuy nhiên vẫn luông ghi nhớ một điều là thực hiện đúng – đủ và nên nhớ không được bỏ qua khâu “rà soát” lại toàn bộ cửa hàng trước khi tổ chức khai trương. Tuy nó sẽ mất thời gian hơn nhưng sẽ hạn chế được những rủi ro và hậu quả mà bạn có thể gánh chịu.

Nếu bạn có nhu cầu cần được tư vấn thực hiện quy trình setup siêu thị một cách chi tiết hơn thì có thể liên hệ chúng tôi để được tư vấn tốt nhất có thể.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ISAAC

VPĐD Hà Nội: Phòng 501, tầng 5, tòa nhà 813 Giải Phóng, quận Hoàng Mai, Hà Nội

VPĐD HCM: Lô C27, Đường N7, KCN Tân Phú Trung, huyện Củ Chi, TP.HCM

Mail: setupisaac@gmail.com

Web: https://isaac.vn

Hotline: 0332.218.218 – 0392.218.218